KPIs ไม่ยุ่งยาก อย่างที่คิด

KPIs ไม่ยุ่งยาก อย่างที่คิด

ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานหลัก (Key Performance Indicators – KPIs)

ตัวชี้วัด (KPIs) เป็นดัชนีหรือหน่วยวัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น  โดยเป็นหน่วยวัดที่แสดงผลสัมฤทธิ์ของงาน และสามารถแยกแยะความแตกต่างของผลการปฏิบัติงานได้ หากเปิดพจนานุกรมจะพบความหมายของแต่ละคำ ดังนี้

  • Key หมายถึง สำคัญที่สุดในกลุ่ม
  • Performance หมายถึง ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ดีแค่ไหน บรรลุ สำเร็จแค่ไหน
  • Indicator หมายถึง ตัววัดหรือคุณค่าที่ให้แก่สิ่งใดสิ่งหนึ่ง
ดังนั้น KPIs  จึงหมายถึง เครื่องมือที่ใช้วัดผลการดำเนินงานหรือประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงผลของการวัดหรือการประเมินในรูปข้อมูลเชิงประมาณเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงานขององค์กรหรือหน่วยงานภายในองค์กร  อาจแปลง่าย ๆ ว่า “ตัววัดความสำเร็จที่สำคัญ เครื่องมือที่ใช้วัด และประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ที่สำคัญขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงผลเป็นข้อมูลในรูปของตัวเลขเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร”
ขั้นตอนการสร้างตัวชี้วัด
  • กำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ (What to measure?)
  • กำหนดปัจจัยสู่ความสำเร็จหรือปัจจัยวิกฤต (Key Success Factor or Critical Success Factor) ที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ เช่น ปัจจัยด้านคุณภาพ ปริมาณ ต้นทุน การส่งมอบ ความพึงพอใจ ความปลอดภัย และการเพิ่มผลผลิต
  • กำหนดตัวดัชนีชี้วัดที่สามารถบ่งชี้ความสำเร็จ/ประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลจากการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ (How to measure?) ซึ่งสามารถแสดงเป็นข้อมูลในเชิงปริมาณและกำหนดสูตรในการคำนวณรวมทั้งหน่วยของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว
  • กลั่นกรองดัชนีชี้วัดเพื่อหาดัชนีชี้วัดหลัก โดยจัดลำดับและกำหนดน้ำหนักความสำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว
  • กระจายดัชนีชี้วัดสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
  • จัดทำ KPI Dictionary โดยระบุรายละเอียดที่สำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว เช่น ชื่อของดัชนีชี้วัดคำจำกัดความหรือนิยามของดัชนีชี้วัด สูตรในการคำนวณ หน่วยของดัชนีชี้วัด ผู้เก็บข้อมูล ความถี่ในการรายงานผล เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันของผู้ที่เกี่ยวข้องใรการนำดัชนีชี้วัดไปใช้ในการปฏิบัติงาน
เกณฑ์การกำหนดตัวชี้วัดผลที่ดี
(1) มีความเฉพาะเจาะจง (Specific)
(2) เป็นตัวชี้วัดที่สามารถนำไปวัดผลการปฏิบัติงานได้จริง (Measurable)
(3) สามารถปฏิบัติให้บรรลุผลสำเร็จได้ (Attainable)
(4) มีความสมจริง เหมาะสมกับองค์กร (Realistic)
(5) สามารถใช้วัดผลการปฏิบัติงานได้ภายในเวลาที่กำหนด (Time Bound / Timely)
คุณสมบัติตัวชี้วัดที่ดี
(1) มีความสัมพันธ์สอดคล้องกับองค์กร
       1.1 ความสัมพันธ์ระหว่างตัวชี้วัดกับเป้าประสงค์ขององค์กร โดยจะต้องสะท้อนเป้าประสงค์ขององค์กร
       1.2 ความสัมพันธ์ระหว่างตัวชี้วัดกับบุคลากรในองค์กร โดยบุคลากรจะต้องสามารถทำงานได้ถูกต้องกับผลที่ต้องการ
(2) มีความชัดเจนง่ายต่อการเข้าใจ : โดยมีคำจำกัดความที่ชัดเจนและเหมาะสม
(3) มีความสอดคล้องกันระหว่างองค์กร : จะมีประโยชน์ในกรณีที่ต้องมีการเปรียบเทียบระหว่างองค์กร (Benchmarking)
(4) สามารถตรวจสอบได้ : ทั้งการตรวจสอบตัวชี้วัด หรือข้อมูลที่นำมาใช้ในการอ้างอิง-ส่งมอบตัวชี้วัด
(5) ไม่สร้างภาระกับองค์กร : ควรกำหนดตัวชี้วัดจากกระบวนการหรือข้อมูลที่มีอยู่แล้ว แต่หากจำเป็นต้อง
มีการจัดเก็บข้อมูลใหม่ ต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าในการจัดเก็บข้อมูลของตัวชี้วัดนั้นๆ
(6) สามารถควบคุมได้ : ควรขึ้นอยู่กับปัจจัยภายในที่องค์กรควบคุมได้ทั้งหมดหรือควบคุมได้เป็นส่วนใหญ่ มิเช่นนั้น จะส่งผลให้บุคลากรจะไม่มีแรงจูงใจ-ความพยายาม เพราะเห็นว่า ไม่สามารถควบคุมผลงานได้
(7) ไม่กระทบต่อพฤติกรรมของบุคลากร : ไม่ก่อให้เกิดการหลบเลี่ยง-ผลักภาระให้ผู้อื่น
(8) ก่อให้เกิดการพัฒนาภายในองค์กร : ช่วยสนับสนุนให้เกิดการเรียนรู้ในกระบวนการดำเนินงาน และความรู้ความสามารถในการทำงาน
(9) ใช้ระยะเวลาที่เหมาะสม : สามารถเก็บข้อมูลได้ตามความถี่และภายในระยะเวลาที่กำหนด
เกณฑ์การทดสอบคุณภาพของดัชนีชี้วัด
1. ความพร้อมของข้อมูล ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีข้อมูลเพียงพอหรือไม่
2. ความถูกต้องของข้อมูล ประเมินว่าข้อมูลที่มีอยู่ของดัชนีชี้วัดแต่ละตัวเป็นข้อมูลที่ทันสมัยและเป็นข้อมูลในปัจจุบันหรือไม่
3. ต้นทุนในการจัดหาหรือจัดเก็บข้อมูล ประเมินว่าการหาหรือเก็บข้อมูลสำหรับดัชนีชี้วัดแต่ละตัวใช้ต้นทุนมากน้อยเพียงใด และคุ้มค่าหรือไม่
4. ความชัดเจนของดัชนีชี้วัด ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีความชัดเจนและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกันหรือไม่
5. ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสะท้อนให้เห็นผลการดำเนินงานที่แท้จริงหรือไม่ หรือแสดงให้เห็นสิงที่ต้องการจะวัดจริงหรือไม่
6. สามารถนำดัชนีชี้วัดไปใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่นหรือผลการดำเนินงานในอดีตได้หรือไม่
7. ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสัมพันธ์กับดัชนีชี้วัดอื่นในเชิงเหตุและผลหรือไม่
แหล่งข้อมูล และเอกสารอ้างอิง
1. KPI : Key Performance Indicator, สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ, www.ftpi.or.th
2. การจัดทำ ตัวชี้วัด KPI ( Key Performance Indicators ), www.nanosoft.co.th
3. ศิริชัย กาญจนวาสี. (2550). ทฤษฎีการประเมิน. กรุงเทพมหานคร : จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
4. ถนนสู่ความสำเร็จ : การกำหนดตัวชี้วัดอย่างมีประสิทธิภาพ, สำนักวิจัยและพัฒนาทริส บริษัท ทริส คอร์ปอเรชั่น จำกัด, www.tris.co.th
บทความจาก https://www.etda.or.th/content/1128.html
Article By :