การตัดสินใจจัดงานขององค์กรหมายความว่าคุณต้องทำความคุ้นเคยกับสถานที่เพื่อทำความรู้จักกับผู้บริหารและทีมขาย เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องตรวจสอบไซต์ด้วยตนเองก่อนที่จะลงนามในข้อตกลง นอกจากนี้ยังหมายความว่าคุณควรมีรายการตรวจสอบและตรวจสอบสถานที่ทุกครั้งที่คุณพิจารณาเลือกสถานที่สำหรับการวางแผนงาน ซึ่งจะช่วยลดความเป็นไปได้ในการมองข้ามรายละเอียดใด ๆ
คุณสามารถจัดระเบียบได้โดยการรักษาข้อมูลติดต่อ รับจดทะเบียนบริษัท พื้นฐานเกี่ยวกับสถานที่เพื่อให้สามารถใช้อ้างอิงเพิ่มเติมได้ อย่างไรก็ตามรายการตรวจสอบของคุณสำหรับการตรวจสอบสถานที่ควรรวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกของโรงแรมสิ่งอำนวยความสะดวกเครื่องดื่ม A / V อาหารและงบประมาณ
รายการตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวก
เมื่อคุณตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวกกับผู้จัดการฝ่ายขายของสถานที่เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่ให้บริการอนุญาตให้คุณทำโปรโมชันในสถานที่โดยรวมเข้ากับงาน ทราบถึงความพร้อมใช้งานและข้อ จำกัด จากผู้จัดการฝ่ายขายเช่น:
- ความสามารถในการแสดงป้ายบอกทิศทางป้ายหรือแบนเนอร์
- เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกหรือโต๊ะประชาสัมพันธ์
- ข้อ จำกัด ในการแสดงข้อมูลเหตุการณ์
- การรับและจัดส่งตามข้อกำหนดการบริการ
- บริการสำนักงานเช่นรายการราคาและศูนย์บริการธุรกิจในสถานที่
- โทรศัพท์ภายในห้องประชุม
การเลือกสถานที่จัดงานขององค์กรไม่สามารถสรุปได้ก่อนที่จะทราบรายละเอียดของสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีอยู่ คุณสามารถสอบถามรายละเอียดกับฝ่ายบริหารการขายและพิจารณาตรวจสอบรายการตรวจสอบของคุณดังต่อไปนี้:
- พรมสภาพการตกแต่งและการทาสี
- ที่จอดรถและสภาพพื้นที่
- วงกบและผ้าม่านขนาดพอเหมาะในห้องประชุม
- ความจุของห้องจัดงาน
- ไม่มีสิ่งกีดขวางทางสายตา
- ความยืดหยุ่นในห้องเพื่อปรับตารางหรือเลย์เอาต์
- ความสามารถในการหลบหลีกแสงธรรมชาติ
- แสงในร่มควรมีคุณสมบัติปรับให้เข้ากับส่วนสลัว
- การเข้าถึงทางการแพทย์และห้องน้ำในบริเวณใกล้เคียง
- ห้องจัดงานควรอยู่ห่างจากพื้นที่ครัวมาก
- เสียงรบกวนหลังกำแพง จำกัด
ตามด้วยรายการตรวจสอบอื่น ๆ ทั้งหมดและสอบถามรายละเอียดที่ขึ้นต้นด้วย:
- อุปกรณ์ภาพและเสียงที่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงแบบใช้สายหรือไร้สาย
- ขนาดหน้าจอที่เหมาะสม, โปรเจ็กเตอร์ LCD, รีโมทมือถือ, ไมโครโฟน
- จอทีวีจอแบนสำหรับวิดีโอ
- กระดานไวท์บอร์ดขาตั้งและวัสดุสิ้นเปลือง
- ร้านค้าทั่วทั้งห้อง
สำรวจตัวเลือกการจัดเลี้ยงเพื่อนำเสนออาหารและเครื่องดื่มที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทางเลือกมากมายและยืนยันเพื่อโน้มน้าวด้วยรายการตรวจสอบกิจกรรมขององค์กร:
- บริการครัวเต็มรูปแบบในสถานที่
- พบกับหัวหน้าพ่อครัวในกรณีที่คุณได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น
- เมนูโดยละเอียดและตัวเลือกในการเสิร์ฟ
- เมนูนี้ควรทดสอบโดยการชิม
หากคุณถนัดเรื่องรสนิยมการกิน
จัดทำเอกสารงบประมาณ ที่ดีที่สุดคือรวบรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและตรวจสอบกับรายการตรวจสอบกิจกรรมขององค์กรเพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดสิ่งที่สำคัญจริงๆ ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้รวมอยู่ในค่าใช้จ่ายเช่น:
- เครื่องปรับอากาศให้เช่า
- ค่าห้องประชุม
- นโยบายการรับประกัน
- ตัวเลือกการชำระเงิน
- ค่าจัดเลี้ยง
- บริการฟรี
- ค่าบริการสำนักงาน
