คำแนะนำเกี่ยวกับการกำกับดูแล SharePoint: ภาพรวม

ระบบการกำกับดูแล SharePoint ที่ดีสามารถช่วยเพิ่มความสอดคล้องขององค์กรของคุณกับกระบวนการทางธุรกิจต่างๆได้อย่างมาก

คำแนะนำเกี่ยวกับการกำกับดูแล SharePoint: ภาพรวม

ทุกองค์กรมีลักษณะเฉพาะสำหรับกฎและข้อบังคับรับปิดงบการเงิน-2563 ซึ่งเป็นจริงกับระบบทั่วทั้งองค์กรเช่น SharePoint เช่นกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงการสื่อสารผิดพลาดและการจัดการที่ผิดพลาดคุณต้องตั้งกฎบางอย่าง

การกำกับดูแล SharePoint คืออะไร
การกำกับดูแลคือชุดของนโยบายที่กำหนดกระบวนการบทบาทกฎและข้อบังคับสำหรับการโต้ตอบของผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกกับ SharePoint ในองค์กรของคุณ ข้อ จำกัด ด้านการกำกับดูแลเหล่านี้จำเป็นต้องนำมาใช้กับแต่ละข้อโดยไม่คำนึงถึงการกำหนดหรือตำแหน่งงาน ถ้าพวกเขาจะต้องได้รับสิทธิ์พิเศษของ SharePoint หรือสิทธิ์การเข้าถึงแม้ว่าพวกเขาจะต้องอยู่ภายใต้การสอดส่องดูแลของทีมกำกับดูแลหรือเครื่องมือการกำกับดูแล ด้วยเหตุนี้จึงช่วยให้สามารถควบคุมวิธีการที่แผนกธุรกิจและทีมไอทีขององค์กรของคุณทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายทั่วทั้ง บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดคุณจึงต้องมีการกำกับดูแล SharePoint

การมีระบบการกำกับดูแลที่ดีตั้งแต่วันแรกของการใช้ SharePoint สามารถช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจและกฎระเบียบต่างๆขององค์กรได้อย่างมาก ถ้าคุณเป็น บริษัท ขนาดเล็กที่มีทรัพยากร SharePoint สำหรับการสร้างไซต์และการจัดการความปลอดภัยคุณอาจจัดการได้โดยไม่ต้องมีแผนการกำกับดูแลอย่างเป็นทางการ แต่ถ้าองค์กรของคุณใช้ SharePoint อย่างกว้างขวาง: การสร้างไซต์การรักษาความปลอดภัยการจัดการสิทธิ์คุณต้องมีแผนการกำกับดูแลที่เหมาะสมรวมถึงเครื่องมือการกำกับดูแลออนไลน์ของ SharePoint พร้อมใช้งาน

M365 และการกำกับดูแล SharePoint
SharePoint ถูกรวมเข้ากับบริการของ Microsoft 365 อย่างใกล้ชิดรวมถึง Microsoft 365 Groups, Microsoft Teams, PowerApps, Outlook, Streams และอื่น ๆ อีกมากมาย สิ่งสำคัญคือต้องมีโมดูลการกำกับดูแล Microsoft365 ที่ดูแลบริการอื่น ๆ ทั้งหมดเหล่านี้

ประโยชน์ของการกำกับดูแล SharePoint
มีประโยชน์หลายประการที่เห็นได้ชัดและเพียงผิวเผินที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามการกำกับดูแลบนแพลตฟอร์ม SharePoint ของคุณ นี่คือบางส่วนของสิ่งเหล่านี้:

การเจริญเติบโตและการปรับขนาด
บริษัท ขนาดเล็กไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการกำกับดูแล เนื่องจากองค์กรขนาดเล็กที่มีสมาชิกน้อยกว่า 50 คนมักสร้างเนื้อหาไม่เพียงพอที่จะสร้างความยุ่งเหยิง อย่างไรก็ตามในขณะที่ บริษัท ของคุณเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ คุณจะต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการกำกับดูแลที่เพิ่มขึ้นซึ่งอาจมีการครอบตัดตามความคืบหน้าตามสัดส่วน ดังนั้นควรพิจารณาการนำแผนการกำกับดูแลมาใช้โดยเร็วที่สุด เทมเพลตการกำกับดูแล Office365 ที่ใช้งานได้ดีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบและไม่มีอะไรสูญหายเมื่อคุณขยาย

การยอมรับของผู้ใช้ในขณะที่คนส่วนใหญ่อาจไม่คุ้นเคยกับทุกแง่มุมของแพลตฟอร์ม Microsoft 365 เป็นพิเศษดังนั้นการมีนโยบายการกำกับดูแลทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้จะไม่รู้สึกหวาดกลัวหรือสูญเสียไซต์และเพจของคุณ แต่พวกเขารู้ถึงขีด จำกัด ของสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ซึ่งเป็นพื้นที่สำหรับพวกเขาในการเรียนรู้เกี่ยวกับระบบโดยไม่ต้องกลัวว่าจะยุ่งกับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของพวกเขา

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณตั้งค่าไซต์ SharePoint ใหม่และเริ่มวางเนื้อหาของคุณที่นั่น จะใช้ความพยายามทั้งหมดของคุณอย่างไรหากพวกเขาไม่ดึงดูดผู้ใช้ของคุณ! รายงานและการวิเคราะห์ที่นำเสนอโดยเครื่องมือการกำกับดูแลสามารถช่วยคุณระบุเนื้อหาที่ใช้งานได้และกำจัดสิ่งที่ไร้ประโยชน์ออกไป

มาตรฐานคุณภาพ
นี่เป็นอีกเหตุผลใหญ่ เป็นสิ่งสำคัญที่เอกสารของ บริษัท ของคุณจะต้องมีระดับคุณภาพที่สม่ำเสมอตลอดทั้งไซต์และหน้า SharePoint ของคุณ การมีแผนการกำกับดูแล Office365 ที่ได้รับการพิจารณาอย่างดีจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถประเมินข้อกำหนดในการสร้างการแก้ไขและการจัดการเอกสารได้อย่างถูกต้อง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถไปที่ไซต์หรือหน้าใดก็ได้และรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

แผนธรรมาภิบาล
แผนการกำกับดูแล SharePoint คือชุดของแนวทางปฏิบัติอย่างเป็นทางการสำหรับกระบวนการกฎและข้อบังคับสิ่งที่ต้องทำและไม่ควรทำในสภาพแวดล้อมของ SharePoint ที่เราตัดสินใจที่จะปฏิบัติตาม วัตถุประสงค์ของแผนการกำกับดูแลคือ:

ปรับปรุงการปรับใช้ SharePoint และบริการสนับสนุน
ช่วยรักษาระบบขององค์กรของคุณให้ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด
ช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่ดีที่สุด
ช่วยคุณตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้และหลีกเลี่ยงการละเมิดความปลอดภัย
การตั้งค่าแผนการกำกับดูแล SharePoint
แม้ว่าแผนการกำกับดูแลที่เฉพาะเจาะจงของคุณจะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดส่วนบุคคลของ บริษัท ของคุณ แต่นี่คือรายการองค์ประกอบที่ต้องมีบางส่วนของแผนการกำกับดูแลที่ดี:

หน้าที่และความรับผิดชอบ
พนักงานทุกคนต้องตระหนักและรับผิดชอบมากพอที่จะปฏิบัติตามบทบาทและความรับผิดชอบของตน แผนการกำกับดูแลของคุณต้องได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนของคุณ สิ่งนี้จะทำให้การกระจายสิทธิ์และระดับสิทธิ์ในการเข้าถึงค่อนข้างง่ายในการตั้งค่าและจัดการ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มการจ้างงาน

Article By :

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *